CƠ CHẾ XỬ LÝ KHIẾU NẠI LIÊN QUAN ĐẾN CÁC DỰ ÁN THỰC HIỆN BỞI CRD
Điều 1: Đối tượng và phạm vi của cơ chế khiếu nại
Cơ chế khiếu nại áp dụng cho các đối tác dự án, cộng đồng địa phương và người hưởng lợi, là những người có thể khiếu nại về việc quản lý, thực hiện và các vấn đề cụ thể khác liên quan đến các dự án của CRD.
Điều 2: Nguyên tắc cơ chế khiếu nại
Cơ chế khiếu nại dựa trên các nguyên tắc sau: khả năng đáp ứng và tính bảo mật, khách quan và độc lập, đơn giản, công bằng, kịp thời và sự tham gia.
Điều 3: Phân cấp cơ chế khiếu nại
1. Cơ chế khiếu nại được phân cấp theo thứ bậc từ thôn đến huyện, tương ứng với ban: Ban giải quyết khiếu nại thôn (VGRC) ở cấp thôn; Ban giải quyết khiếu nại cấp xã (CGRC) cấp xã; và Ban giải quyết khiếu nại cấp huyện (DGRC) ở cấp huyện.
2. Ban giải quyết khiếu nại thôn (VGRC) gồm Chủ tịch là lãnh đạo Mặt trận Tổ quốc cấp thôn, 01 Bí thư là Chi hội trưởng Chi hội Phụ nữ thôn và 6 thành viên là già làng, trưởng thôn, lãnh đạo Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên và Hội Nông dân ở thôn, và điều phối viên dự án CRD.
3. Ban giải quyết khiếu nại cấp xã (CGRC) gồm Chủ tịch là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Bí thư là Chi hội trưởng Hội Phụ nữ xã và 5 ủy viên là lãnh đạo Mặt trận Tổ quốc xã, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên, Hội Nông dân, Cán tư pháp kiêm cán bộ văn hóa, và điều phối viên dự án CRD.
4. Ban giải quyết khiếu nại cấp huyện (DGRC) do Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách văn hóa – xã hội và Giám đốc CRD đồng chủ trì, gồm 1 thư ký là Trưởng phòng hành chính huyện và 7 ủy viên là lãnh đạo Mặt trận Tổ quốc cấp huyện, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên và Hội Nông dân cấp huyện, lãnh đạo Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, lãnh đạo Phòng Dân tộc huyện, điều phối viên dự án.
Điều 4: Quy trình giải quyết khiếu nại ở thôn bản
1. Ban giải quyết khiếu nại thôn (VGRC) có thẩm quyền giải quyết các khiếu nại liên quan đến dự án của CRD trong phạm vi của thôn và sẽ báo cáo những khiếu nại ngoài phạm vi thôn cho Ban giải quyết khiếu nại cấp xã (CGRC).
2. Bên khiếu nại sẽ gửi phản hồi hoặc khiếu nại có chứa thông tin liên quan và đề xuất và/hoặc nhận xét cho thư ký VGRC. Ngoài ra, bên khiếu nại có thể gửi khiếu nại qua điện thoại hoặc trực tiếp. Nếu bên khiếu nại là người dân tộc thiểu số không nói được tiếng Việt và/hoặc mù chữ, và/hoặc khuyết tật, thư ký VGRC sẽ dịch thuật và/hoặc ghi chú các khiếu nại.
3. Thư ký VGRC sẽ thông báo cho bên khiếu nại rằng dự án sẽ phản hồi trong vòng 10 ngày làm việc sau khi đơn khiếu nại được gửi.
4. Chủ tịch VGRC sẽ chỉ định (các) thành viên VGRC xác minh vấn đề khiếu nại bằng cách tham khảo ý kiến của các bên liên quan đến vấn đề trong khi xem xét các thông lệ. Một báo cáo xác nhận khiếu nại sẽ do (các) thành viên được chỉ định chuẩn bị và đệ trình lên VGRC.
5. VGRC sẽ tổ chức một cuộc họp để xử lý các khiếu nại với sự tham dự của bên khiếu nại để đảm bảo tính minh bạch. Trong cuộc họp, kết luận và các nghị quyết phải được đưa ra dưới dạng biên bản để xử lý các khiếu nại.
6. Biên bản cuộc họp phải có chữ ký của Chủ tọa, thư ký và bên khiếu nại với sự chứng kiến của những người tham dự cuộc họp khác. Nếu bên khiếu nại đồng ý, giải pháp đề xuất sẽ được tiến hành thực hiện.
7. Chủ tịch sẽ phân công các thành viên VGRC theo dõi, đánh giá và báo cáo việc thực hiện các biện pháp khắc phục cho Chủ tịch.
8. Có thể lặp lại các điểm từ điểm 2 đến điểm 5 Điều 4 cho đến khi bên khiếu nại hài lòng. Tuy nhiên, nếu các khiếu nại không được giải quyết tại VGRC, thì Điều 5 sẽ được thực hiện.
Điều 5: Quy trình giải quyết khiếu nại ở cấp xã
1. Ban giải quyết khiếu nại cấp xã (CGRC) có thẩm quyền giải quyết các khiếu nại liên quan đến dự án của CRD trong phạm vi của xã và sẽ báo cáo những khiếu ngoài phạm vi xã cho Ban giải quyết khiếu nại cấp huyện (DGRC).
2. Thư ký của Ban giải quyết khiếu nại thôn (VGRC) sẽ trình các biên bản bao gồm (1) Biên bản cuộc họp VGRC (2) Báo cáo / Biên bản xác nhận khiếu nại; (3) Đơn thư khiếu nại; (4) và Thư yêu cầu giải quyết các khiếu nại tại Ban giải quyết khiếu nại cấp xã (CGRC) có chữ ký của Chủ tịch VGRC. Thư ký của VGRC sẽ thông báo cho bên khiếu nại rằng đơn khiếu nại được gửi đến CGRC không muộn hơn 5 ngày kể từ ngày gửi.
3. Kể từ khi Ban giải quyết khiếu nại cấp xã (CGRC) nhận được các tài liệu từ VGRC, Chủ tịch CGRC sẽ chỉ định (các) thành viên CGRC xác minh vấn đề trong các tài liệu và thực hiện điều tra lại nếu cần. Các thành viên được đề cử sẽ chuẩn bị một bài báo làm việc và báo cáo điều tra lại (nếu có) và trình Chủ tịch CGRC cho một cuộc họp của ủy ban.
4. CGRC sẽ tổ chức một cuộc họp để xử lý các khiếu nại với sự tham dự của bên khiếu nại và Chủ tịch VGRC. Trong cuộc họp, kết luận và các nghị quyết phải được đưa ra dưới dạng biên bản để xử lý các khiếu nại.
5. Biên bản cuộc họp phải có chữ ký của Chủ tịch CGRC, thư ký và bên khiếu nại với sự chứng kiến của những người tham dự cuộc họp khác. Nếu bên khiếu nại đồng ý, giải pháp đề xuất sẽ được thực hiện.
6. Chủ tịch sẽ phân công các thành viên CGRC theo dõi, đánh giá và báo cáo việc thực hiện các biện pháp khắc phục cho Chủ tịch
7. Có thể lặp lại các điểm từ điểm 2 đến điểm 5 Điều 5 cho đến khi bên khiếu nại hài lòng. Tuy nhiên, nếu khiếu nại không được giải quyết tại CGRC, thì Điều 6 sẽ được thực hiện.

Điều 6: Quy trình giải quyết khiếu nại cấp huyện
1. Thư ký ban CGRC sẽ trình các biên bản gồm (1) Biên bản các cuộc họp của ban giải quyết khiếu nại cấp xã; (2) Báo cáo/biên bản xác minh khiếu nại; (3) thư khiếu nại; (4) và thư yêu cầu giải quyết khiếu nại tại DGRC. Thư ký CGRC sẽ thông báo cho bên khiếu nại được biết những khiếu nại liên quan đến dự án CRD đang thực hiện sẽ được trình lên DGRC giải quyết không quá 05 ngày kể từ ngày nộp đơn.
2. Sau khi DGRC nhận được các biên bản từ CGRC, chủ tịch DGRC sẽ cử cán bộ DGRC kiểm tra nội dung các tài liệu và thực hiện xác minh nếu cần thiết. Cán bộ được phân công sẽ chuẩn bị biên bản và báo cáo xác minh (nếu có) và trình lên đồng chủ tịch DGRC chuẩn bị cho cuộc họp của ban.
3. DGRC sẽ tổ chức một cuộc họp để giải quyết khiếu nại với sự tham gia của bên khiếu nại và chủ tịch CGRC. Trong cuộc họp, những kết luận và giải pháp sẽ được thống nhất và ghi vào biên bản để giải quyết khiếu nại.
4. Biên bản cuộc họp được ký bởi chủ tịch DGRC, thư ký và bên khiếu nại cùng với những người làm chứng khác tham gia cuộc họp. Nếu bên khiếu nại đồng ý với kết luận cuộc họp, cách giải quyết sẽ được thực thi.
5. Đồng chủ tịch sẽ cử cán bộ DGRC giám sát, đánh giá và báo cáo việc thực hiện các giải pháp cho đồng chủ tịch.
6. Có thể lặp lại các điểm từ điểm 1 đến điểm 5 Điều 6 cho đến khi bên khiếu nại hài lòng. Tuy nhiên, trong trường hợp DGRC không thể giải quyết khiếu nại thỏa đáng, việc khiếu nại sẽ được trình lên tòa án địa phương giải quyết theo Luật định.
Điều 7: Phổ biến cơ chế khiếu nại
Cơ chế khiếu nại có sẵn trên trang web của CRD. Cán bộ dự án sẽ cung cấp bản cứng cơ chế này và thông báo cho những người hưởng lợi từ dự án và các bên liên quan tại hội thảo khởi động dự án và trong suốt các hoạt động nâng cao năng lực hoặc tương tự. Cán bộ CRD thực hiện hoạt động tại vùng dự án, có trách nhiệm cung cấp các thông tin cơ bản về tổ chức, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử của Điều phối dự án, Giám đốc và Phó giám đốc cho đối tác và người hưởng lợi, cho phép họ có thể liên lạc bất cứ lúc nào.

TRUNG TÂM PTNT MIỀN TRUNG VIỆT NAM
GIÁM ĐỐC
TRƯƠNG QUANG HOÀNG